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📦 Lernfeld 6

Waren beschaffen

Übersicht

Die Warenbeschaffung ist eine der wichtigsten Aufgaben im Einzelhandel. Nur wenn die richtigen Waren zur richtigen Zeit in der richtigen Menge und zum richtigen Preis verfügbar sind, kann ein Handelsunternehmen erfolgreich sein. In diesem Lernfeld lernst du alle wichtigen Aspekte der Beschaffung kennen.

🎯 Lernziele

  • Beschaffungsprozesse verstehen und organisieren
  • Kaufverträge mit Lieferanten abschließen
  • Verschiedene Kaufvertragsarten unterscheiden
  • Sortimentsware optimal bestellen
  • Neulistungen durchführen und Lieferanten bewerten
  • Planungsinstrumente für den Wareneinkauf anwenden

1. Beschaffungsprozesse

1.1 Grundfragen der Warenbeschaffung

Bevor die Beschaffung beginnt, müssen grundlegende Fragen beantwortet werden:

❓ Die 6 W-Fragen der Beschaffung

  • Was soll beschafft werden? → Artikel, Qualität, Eigenschaften
  • Wie viel soll beschafft werden? → Menge, Stückzahl
  • Wann soll beschafft werden? → Lieferzeitpunkt, Dringlichkeit
  • Wo soll beschafft werden? → Lieferantenauswahl, regional/international
  • Wie soll beschafft werden? → Bestellweg, Vertragsart
  • Zu welchem Preis soll beschafft werden? → Budget, Konditionen

1.1.1 Art und Weise der Warenbeschaffung

Es gibt verschiedene Beschaffungswege:

🏭 Direktbezug vom Hersteller

Einkauf direkt beim Produzenten. Vorteil: Günstigere Preise. Nachteil: Große Mengen erforderlich.

🏢 Großhandelsbezug

Einkauf beim Großhändler. Vorteil: Kleinere Mengen möglich, schnelle Lieferung. Nachteil: Höhere Preise.

🤝 Verbundgruppen

Zusammenschluss mehrerer Einzelhändler. Vorteil: Bessere Konditionen durch Mengenbündelung.

🌐 Online-Beschaffung

Bestellung über B2B-Plattformen. Vorteil: Zeitersparnis, Preisvergleich. Nachteil: Keine persönliche Beratung.

1.1.2 Entscheidungen über Waren

Bei der Warenbeschaffung müssen verschiedene Entscheidungen getroffen werden:

1.1.3 Der Einzelhandel als "Gate-Keeper"

Der Einzelhandel fungiert als "Torwächter" (Gate-Keeper) zwischen Herstellern und Verbrauchern:

🚪 Funktion als Gate-Keeper

Der Einzelhandel entscheidet, welche Produkte der Endverbraucher überhaupt kaufen kann:

  • Selektionsfunktion: Auswahl aus dem riesigen Produktangebot
  • Kontrollfunktion: Prüfung von Qualität und Eignung
  • Filterfunktion: Nur passende Produkte für die Zielgruppe
  • Marktmacht: Große Handelsketten bestimmen, was erfolgreich wird
  • Verantwortung: Schutz der Verbraucher vor minderwertigen Produkten

1.2 Kooperationsformen im Einkauf

Einzelhändler schließen sich oft zusammen, um bessere Einkaufskonditionen zu erzielen:

Wichtige Kooperationsformen:

🔗 Einkaufsgenossenschaften

Zusammenschluss selbstständiger Händler zum gemeinsamen Einkauf. Beispiel: REWE, EDEKA

🏪 Freiwillige Ketten

Großhändler gründet Einkaufsorganisation für angeschlossene Einzelhändler. Beispiel: SPAR

🎯 Verbundgruppen

Kooperation mit gemeinsamer Marke und Marketing. Beispiel: Intersport, expert

🤝 Einkaufsgemeinschaften

Lockere Zusammenarbeit ohne feste Struktur für bestimmte Einkaufsaktionen

1.2.1 Leistungen der Verbundgruppen für ihre Mitglieder

Verbundgruppen bieten ihren Mitgliedern zahlreiche Vorteile:

1.2.2 Voraussetzungen für die Mitgliedschaft

Um Mitglied einer Verbundgruppe zu werden, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

1.2.3 Kooperationsformen

Übersicht über verschiedene Kooperationsmodelle:

Kooperationsform Selbstständigkeit Bindungsintensität Beispiel
Einkaufsgenossenschaft Hoch Mittel EDEKA, REWE
Freiwillige Kette Mittel Mittel-Hoch SPAR
Verbundgruppe Hoch Mittel Intersport, expert
Franchising Gering Sehr hoch McDonald's, Fressnapf

2. Kaufverträge mit Lieferanten

2.1 Anfrage

Die Anfrage ist der erste Schritt zur Beschaffung. Der Einzelhändler erkundigt sich bei potenziellen Lieferanten nach Waren, Preisen und Konditionen.

📋 Bestandteile einer Anfrage

  • Artikelbezeichnung: Genaue Beschreibung der gewünschten Ware
  • Menge: Benötigte Stückzahl oder Einheiten
  • Qualitätsanforderungen: Spezifikationen, Normen, Standards
  • Liefertermin: Gewünschter Zeitpunkt der Lieferung
  • Lieferbedingungen: Ab Werk, frei Haus, etc.
  • Zahlungsbedingungen: Gewünschte Zahlungsziele und Skonti

Arten von Anfragen:

2.2 Angebot

Das Angebot ist die Antwort des Lieferanten auf die Anfrage. Es enthält alle wichtigen Informationen über Ware, Preis und Konditionen.

Bestandteile eines Angebots:

⚖️ Rechtliche Bedeutung

Ein Angebot ist rechtlich bindend, wenn es angenommen wird. Der Lieferant kann es während der Angebotsfrist nicht zurückziehen. Wichtige Unterscheidung:

  • Verbindliches Angebot: Lieferant ist bei Annahme gebunden
  • Unverbindliches Angebot ("freibleibend"): Lieferant behält sich vor, das Angebot nicht zu erfüllen

Prüfung und Vergleich von Angeboten:

Vor der Bestellung sollten mehrere Angebote eingeholt und verglichen werden:

Kriterium Beschreibung Beispiel
Preis Einkaufspreis pro Einheit 19,90 € / Stück
Qualität Produkteigenschaften, Haltbarkeit Premium-Qualität
Lieferzeit Zeitraum bis zur Verfügbarkeit 5 Werktage
Zahlungsbedingungen Zahlungsziel, Skonto 30 Tage, 2% Skonto bei 10 Tagen
Lieferkosten Zusätzliche Transportkosten Frei Haus ab 500 €
Mindestbestellmenge Kleinste abnehmbare Menge 50 Stück

2.3 Bestellung und Auftragsbestätigung

Die Bestellung:

Mit der Bestellung nimmt der Einzelhändler das Angebot an und es kommt ein Kaufvertrag zustande.

📝 Inhalt einer Bestellung

  • Bestellnummer (eindeutige Identifikation)
  • Artikelbezeichnung und Artikelnummer
  • Bestellmenge
  • Vereinbarter Preis
  • Gewünschter Liefertermin
  • Lieferanschrift
  • Zahlungsbedingungen
  • Bezugnahme auf das Angebot

Die Auftragsbestätigung:

Der Lieferant bestätigt den Eingang der Bestellung und die Annahme des Auftrags.

Wichtig: Prüfen Sie die Auftragsbestätigung genau!

Rechtliche Folgen:

3. Kaufvertragsarten

3.1 Arten des Kaufs nach Vertragspartnern und Zweck des Vertrages

🏪 Handelskauf

Beide Vertragspartner sind Kaufleute. Es gelten die Vorschriften des HGB (Handelsgesetzbuch).

👤 Verbrauchsgüterkauf

Verkäufer ist Unternehmer, Käufer ist Verbraucher. Verbraucher haben besondere Schutzrechte.

💼 BGB-Kauf

Kaufvertrag zwischen Privatpersonen. Es gilt nur das BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

3.2 Weitere Arten von Kaufverträgen und ihre Besonderheiten

Nach dem Zeitpunkt der Erfüllung:

📅 Barkauf

Ware und Bezahlung werden sofort ausgetauscht. "Zug um Zug" – typisch im Einzelhandel.

⏰ Kauf auf Ziel

Die Bezahlung erfolgt später (Zahlungsziel). Der Käufer erhält einen Kredit vom Verkäufer.

  • Vorteil für Käufer: Liquidität bleibt erhalten
  • Vorteil für Verkäufer: Kundenbindung, oft höherer Umsatz
  • Risiko: Zahlungsausfall

Nach der Art der Leistung:

📦 Stückkauf

Kauf einzelner, genau bestimmter Waren (z.B. ein gebrauchtes Auto, ein Kunstwerk)

🏭 Gattungskauf

Kauf vertretbarer Waren (z.B. 100 kg Mehl, 50 Stück T-Shirts Größe M)

🔮 Kauf nach Probe

Ware muss der vorher gezeigten Probe entsprechen (z.B. Stoffmuster)

👀 Kauf nach Besichtigung

Käufer hat Ware vorher gesehen und akzeptiert den Zustand "wie gesehen"

Besondere Kaufarten:

🔄 Kommissionskauf

Ein Kommissionär kauft oder verkauft im eigenen Namen, aber auf Rechnung eines anderen (des Kommittenten).

🚚 Lieferungskauf

Ware wird über einen längeren Zeitraum in Teilmengen geliefert (z.B. wöchentliche Lieferung von Backwaren).

📋 Sukzessivlieferungsvertrag

Rahmenvertrag mit mehreren Einzelabrufen. Menge und Zeitpunkt werden später konkretisiert.

4. Bestellung von Sortimentsware

4.1 Bestellzeitplanung

Die richtige Bestellzeitplanung ist entscheidend, um Lieferengpässe und Überbestände zu vermeiden:

⏱️ Meldebestand

Der Meldebestand ist die Lagermenge, bei deren Erreichen eine neue Bestellung ausgelöst werden muss.

Formel:

Meldebestand = (Durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen) + Sicherheitsbestand

Beispiel:

  • Durchschnittlicher Tagesverbrauch: 10 Stück
  • Lieferzeit: 5 Tage
  • Sicherheitsbestand: 20 Stück
  • Meldebestand = (10 × 5) + 20 = 70 Stück

Bestellsysteme:

📊 Bestellpunktsystem

Bestellung erfolgt, wenn der Meldebestand erreicht ist. Die Bestellmenge ist variabel.

📅 Bestellrhythmussystem

Bestellung erfolgt in festen Zeitabständen (z.B. jeden Montag). Die Bestellmenge ist variabel.

🔄 Just-in-Time

Ware wird erst bestellt, wenn sie benötigt wird. Minimiert Lagerkosten, aber erhöht Lieferrisiko.

💾 Höchstbestandssystem

Lager wird immer auf einen definierten Höchstbestand aufgefüllt.

4.2 Bestellmengenplanung

Wie viel soll bestellt werden? Diese Frage beeinflusst Lagerkosten und Lieferkosten erheblich.

📦 Optimale Bestellmenge

Die optimale Bestellmenge minimiert die Gesamtkosten aus Bestell- und Lagerkosten.

Andler-Formel (vereinfacht):

Optimale Bestellmenge = √((200 × Jahresbedarf × Bestellkosten) / (Einstandspreis × Lagerkostensatz))

Einflussfaktoren:

  • Bestellkosten: Kosten pro Bestellvorgang (Personal, Verwaltung)
  • Lagerkosten: Kosten für Lagerhaltung (Miete, Personal, Versicherung)
  • Kapitalbindungskosten: Zinsen für das im Lager gebundene Kapital
  • Mindestbestellmengen: Vorgaben der Lieferanten
  • Rabattstaffeln: Mengenrabatte bei größeren Bestellungen

Zielkonflikte bei der Bestellmengenplanung:

Große Bestellmengen Kleine Bestellmengen
✅ Weniger Bestellvorgänge ✅ Geringere Lagerkosten
✅ Mengenrabatte möglich ✅ Weniger Kapitalbindung
✅ Geringere Lieferkosten pro Einheit ✅ Flexibler bei Sortimentsänderungen
❌ Höhere Lagerkosten ❌ Häufigere Bestellvorgänge
❌ Hohe Kapitalbindung ❌ Höhere Lieferkosten
❌ Risiko von Verderb/Veralterung ❌ Gefahr von Lieferengpässen

5. Bestellung nicht im Sortiment geführter Ware (Neulistung)

5.1 Beschaffungsmarketing und quantitativer Angebotsvergleich

Bevor ein neues Produkt ins Sortiment aufgenommen wird, muss eine gründliche Prüfung erfolgen:

🔍 Beschaffungsmarketing

Systematische Suche und Bewertung neuer Lieferanten und Produkte:

  • Marktbeobachtung: Trends und neue Produkte identifizieren
  • Lieferantensuche: Messen, Online-Recherche, Empfehlungen
  • Produktprüfung: Qualität, Eignung für Zielgruppe
  • Wirtschaftlichkeitsprüfung: Lohnt sich die Aufnahme?

5.1.1 Auswirkungen auf die Sortimentsstruktur durch Beschaffungsmarketing

Eine Neulistung verändert das Sortiment:

5.1.2 Bezugsquellenermittlung bei Neulistung

Verschiedene Wege zur Lieferantensuche:

📱 Online-Recherche

B2B-Plattformen, Lieferantenverzeichnisse, Suchmaschinen

🎪 Fachmessen

Persönlicher Kontakt, Produktpräsentation, Networking

📰 Fachzeitschriften

Anzeigen, Produktneuheiten, Branchennews

🤝 Empfehlungen

Kollegen, Verbandsmitglieder, Geschäftspartner

5.1.3 Wahl der Beschaffungswege

Entscheidung zwischen verschiedenen Bezugsquellen:

5.1.4 Entscheidung über Bestellmenge

Bei Neulistungen besonders vorsichtig:

5.1.5 Wahl der Bestell- und Lieferzeitpunkte

Wann soll das neue Produkt kommen?

5.1.6 Quantitativer Angebotsvergleich

Vergleich der Angebote nach messbaren Kriterien:

💰 Bezugskalkulation

Ermittlung des tatsächlichen Einstandspreises unter Berücksichtigung aller Kosten und Abzüge:

Schema:

  • Listenpreis (Katalogpreis)
  • - Rabatt
  • = Zieleinkaufspreis
  • - Skonto
  • = Bareinkaufspreis
  • + Bezugskosten (Fracht, Verpackung, Versicherung)
  • = Bezugspreis (Einstandspreis)

5.2 Qualitativer Angebotsvergleich

Nicht nur der Preis zählt! Auch qualitative Faktoren sind wichtig:

Kriterium Fragestellung
Produktqualität Entspricht das Produkt unseren Qualitätsansprüchen?
Lieferantenzuverlässigkeit Liefert der Lieferant pünktlich und zuverlässig?
Service Bietet der Lieferant guten Support, Beratung, Kulanz?
Nachhaltigkeit Werden ökologische und soziale Standards eingehalten?
Markenbekanntheit Ist das Produkt bei Kunden bekannt und nachgefragt?
Innovationskraft Entwickelt der Lieferant kontinuierlich neue Produkte?

5.2.1 Beurteilungsmerkmale für Lieferanten

Systematische Lieferantenbewertung anhand verschiedener Kriterien:

⭐ Lieferantenbewertung

Kriterien für die Bewertung:

  • Liefertreue: Werden Liefertermine eingehalten?
  • Qualitätstreue: Ist die Qualität konstant hoch?
  • Mengentreue: Stimmen gelieferte Mengen?
  • Preiswürdigkeit: Faire Preise im Marktvergleich?
  • Flexibilität: Reagiert auf Sonderwünsche?
  • Kommunikation: Schnelle, klare Kommunikation?
  • Reklamationsbearbeitung: Kulante Problemlösung?

5.2.2 Bewertungsverfahren von Lieferanten (Entscheidungsbewertungstabelle)

Scoring-Modell zur objektiven Lieferantenbewertung:

📊 Nutzwertanalyse

Vorgehen:

  1. Kriterien festlegen (z.B. Preis, Qualität, Service)
  2. Gewichtung der Kriterien (Summe = 100%)
  3. Bewertung jedes Lieferanten pro Kriterium (z.B. 1-10 Punkte)
  4. Berechnung: Punkte × Gewichtung
  5. Summe aller gewichteten Punkte = Gesamtscore
  6. Lieferant mit höchstem Score gewinnt

Beispiel:

Kriterium Gewichtung Lieferant A Lieferant B
Preis 40% 7 × 0,4 = 2,8 9 × 0,4 = 3,6
Qualität 30% 9 × 0,3 = 2,7 7 × 0,3 = 2,1
Service 20% 8 × 0,2 = 1,6 6 × 0,2 = 1,2
Liefertreue 10% 9 × 0,1 = 0,9 8 × 0,1 = 0,8
Gesamt 100% 8,0 7,7

→ Lieferant A wird bevorzugt, da höherer Gesamtscore

6. Planungsinstrumente für den Wareneinkauf

6.1 Planungsinstrument Einkaufs- und Verkaufsdatenanalyse

Die systematische Auswertung von Verkaufsdaten hilft bei der Einkaufsplanung:

📈 Wichtige Kennzahlen

  • Absatzmenge: Wie viel wurde verkauft?
  • Umsatz: Welcher Erlös wurde erzielt?
  • Umschlagshäufigkeit: Wie oft wurde das Lager umgeschlagen?
  • Verkaufsrate: Welcher Prozentsatz der Ware wurde verkauft?
  • Saisonale Schwankungen: Wann ist die Nachfrage besonders hoch/niedrig?
  • Trendanalyse: Steigt oder sinkt die Nachfrage?

Nutzen der Datenanalyse:

6.2 Planungsinstrument ABC-Analyse

Die ABC-Analyse teilt das Sortiment nach Bedeutung in drei Klassen ein:

🎯 ABC-Klassifizierung

A-Artikel (ca. 20% der Artikel, 80% des Umsatzes):

  • Sehr wichtige Artikel mit hohem Umsatz
  • Intensive Kontrolle und Planung
  • Optimale Verfügbarkeit sicherstellen
  • Regelmäßige Bestandsprüfung
  • Beispiel: Bestseller, Grundnahrungsmittel

B-Artikel (ca. 30% der Artikel, 15% des Umsatzes):

  • Mittlere Bedeutung
  • Standardisierte Kontrolle
  • Periodische Bestandsprüfung
  • Beispiel: Ergänzungssortiment

C-Artikel (ca. 50% der Artikel, 5% des Umsatzes):

  • Geringe Bedeutung für Umsatz
  • Minimaler Verwaltungsaufwand
  • Vereinfachte Bestellverfahren
  • Großzügigere Lagerbestände oder Auslistung erwägen
  • Beispiel: Nischenprodukte, Spezialitäten

Konsequenzen für die Beschaffung:

6.3 Planungsinstrument Limitrechnung

Die Limitrechnung legt Obergrenzen für Warenbestellungen fest:

💶 Offene-Posten-Limit (Open-to-Buy)

Berechnung des verfügbaren Einkaufsbudgets:

Formel:

Einkaufslimit = Geplanter Umsatz + Soll-Endbestand - Ist-Anfangsbestand - Bereits bestellte Ware

Beispiel:

  • Geplanter Umsatz (Einkaufswert): 50.000 €
  • Gewünschter Endbestand: 20.000 €
  • Aktueller Lagerbestand: 25.000 €
  • Bereits bestellt (noch nicht geliefert): 10.000 €
  • Einkaufslimit = 50.000 + 20.000 - 25.000 - 10.000 = 35.000 €

Vorteile der Limitrechnung:

🎯 Zusammenfassung Lernfeld 6

Du hast umfassendes Wissen über die Warenbeschaffung erworben:

📋 Beschaffungsprozess

Von der Anfrage über das Angebot bis zur Bestellung - der komplette Ablauf

🤝 Kooperationen

Verbundgruppen und Einkaufsgenossenschaften für bessere Konditionen

📝 Kaufverträge

Verschiedene Kaufvertragsarten und ihre rechtlichen Besonderheiten

📊 Planung

Optimale Bestellmengen und Bestellzeitpunkte berechnen

🆕 Neulistung

Neue Produkte ins Sortiment aufnehmen und Lieferanten bewerten

🎯 ABC-Analyse

Sortiment nach Bedeutung klassifizieren und Ressourcen optimal einsetzen

💡 Praxistipp

Erfolgreiche Warenbeschaffung erfordert strategisches Denken, gute Lieferantenbeziehungen und den Einsatz moderner Planungsinstrumente. Nutze Warenwirtschaftssysteme, um Bestellprozesse zu automatisieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Eine gute Beschaffung ist die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg im Einzelhandel!

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